NFS-e do MEI: como emitir a nota de serviço no padrão nacional

A NFS-e do MEI é emitida só no padrão nacional desde 1º de setembro de 2023: pelo Emissor Nacional na web, pelo aplicativo NFS-e Mobile ou por um sistema ligado à API do governo, a porta por onde os sistemas emissores enviam as notas. Vale em qualquer cidade, mesmo onde a prefeitura tem sistema próprio de nota. A nota é obrigatória quando o cliente tem CNPJ, e não há retenção de ISS. Veja abaixo como emitir, o que vai na nota e os cuidados mais comuns.

Desde quando a NFS-e do MEI é no padrão nacional

A obrigação veio da Resolução CGSN nº 169, de 27 de julho de 2022, do Comitê Gestor do Simples Nacional. A data prevista era 3 de abril de 2023, como ainda aparece na página de legislação do Portal da NFS-e. Na reunião de 30 de março de 2023, o comitê adiou o início para 1º de setembro de 2023, segundo notícia do Portal do Simples Nacional de 31 de março de 2023.

A Nota Técnica SE/CGNFS-e 2023.001 confirma: as notas do MEI emitidas a partir de 1º de setembro de 2023 devem ser geradas exclusivamente no ambiente nacional, e não nos sistemas próprios dos municípios. A mesma nota técnica diz que todo MEI do país já estava habilitado nos emissores nacionais desde janeiro de 2023, sem depender de adesão do município nem de cadastro prévio. O FAQ oficial da NFS-e (versão 1.3, assunto 5.7) repete que a obrigação vale mesmo quando o município usa sistema próprio.

Quando o MEI é obrigado a emitir a nota

A regra está na Lei Complementar nº 123/2006, art. 26:

• Cliente com CNPJ: a nota é obrigatória. O § 6º, II, diz que é obrigatória a emissão de documento fiscal nas vendas e prestações de serviço do MEI para destinatário cadastrado no CNPJ. Isso inclui outras empresas e também outros MEI.
• Consumidor final pessoa física: o MEI fica dispensado de emitir (mesmo § 6º, II). Dispensa não é proibição: se o cliente pedir a nota, nada impede emitir.

O § 1º do mesmo artigo diz que o MEI comprova a receita pelo registro de vendas ou de prestação de serviços. Para o controle do próprio MEI, emitir nota também para pessoa física ajuda a ter o faturamento organizado.

Como o MEI emite: web, aplicativo ou API

A Nota Técnica 2023.001 lista três caminhos. O emissor web e o aplicativo são gratuitos:

1. Emissor Nacional web, no endereço nfse.gov.br/EmissorNacional.
2. Aplicativo NFS-e Mobile, nas lojas App Store e Google Play.
3. API, para quem usa um sistema próprio ou contratado. Nesse caso, a nota precisa ser assinada com certificado digital do MEI.

Para entrar no emissor web, há três formas, segundo o Guia do Emissor Público Nacional Web (versão 1.3):

• Conta gov.br, só nos níveis prata ou ouro. No caso do MEI, quem entra com o CPF do responsável já cai direto no perfil do CNPJ.
• Usuário e senha, criados em “Fazer primeiro acesso”.
• Certificado digital, que para o MEI é opcional.

A Resolução CGNFS-e nº 3/2023 (art. 2º, § 3º) é o que permite ao MEI emitir com assinatura simples, por usuário e senha ou gov.br, sem certificado.

A emissão simplificada

O MEI tem uma modalidade só dele, a emissão simplificada. Primeiro, ele faz duas configurações no emissor: preenche o “valor aproximado dos tributos” e cadastra os serviços favoritos. Cada favorito leva um apelido, o código de tributação nacional (o código do serviço na lista nacional de serviços), o item da NBS (a Nomenclatura Brasileira de Serviços, a classificação nacional dos serviços) e a descrição do serviço.

Depois disso, a nota pede só três informações: o cliente, o serviço (escolhido pelo apelido) e o valor. Para obra ou evento, o sistema pede também o local e, no caso de evento, as datas.

Um detalhe: a nota do MEI sai sempre pelo município do endereço dele no CNPJ. A regra E0041 do Anexo I recusa a nota em que o município emissor não é o do cadastro do MEI.

O que vai na NFS-e do MEI

Campo	O que é
Prestador	O próprio MEI. Os dados vêm do cadastro
Tomador	O cliente que recebe o serviço, com CPF ou CNPJ. Na emissão simplificada, o endereço do tomador pode ficar em branco quando o serviço não exige local de incidência que dependa dele (FAQ, assunto 4.5)
Serviço	O código da lista nacional, o item da NBS e a descrição, vindos do favorito
Valor	O valor do serviço prestado
Competência	A data em que o serviço foi prestado, que pode ser anterior à data em que a nota é feita
Obra ou evento	Só quando o serviço for desse tipo

Sobre a competência, temos um post próprio: competência e data de emissão.

Na nota do MEI não há retenção de ISS

O ISS do MEI já está no valor fixo mensal que ele paga no DAS (LC 123, art. 18-A, § 3º, V). Por isso, a regra E0583 do Anexo I do sistema nacional não permite retenção do ISS quando o prestador é MEI na data de competência: a nota com ISS retido é recusada. A LC 123 diz o mesmo de outro jeito: quando o ISS é pago no Simples por valor fixo mensal, não cabe a retenção na fonte (art. 21, § 4º, IV).

Na prática, se uma empresa contratante pedir para “reter o ISS” na nota do MEI, a resposta é que o sistema não aceita.

Travas de data e cancelamento

O MEI tem algumas facilidades no sistema nacional. Segundo o FAQ (assunto 23.2), ele não esbarra nas travas ligadas ao convênio do município, como a data de ativação do convênio (E0016) e a autorização para usar os emissores nacionais (E0039). Mas o prazo de cancelamento definido pela prefeitura (regra E0822) continua valendo para ele. Então não deixe para cancelar uma nota errada muito depois.

A competência também não pode ser futura nem anterior à abertura do CNPJ do MEI. Essas regras valem para todos os emitentes.

E se o MEI crescer

Quando o MEI vira microempresa (ME), passa a emitir como ME do Simples Nacional, que desde 1º de novembro de 2026 também é obrigada a usar o padrão nacional. O Nexo Emissor hoje atende empresas do Simples Nacional (ME e EPP) e ainda não atende MEI. Para entender o sistema como um todo, leia o que é a NFS-e nacional.