Como cancelar NFS-e e como substituir uma nota no padrão nacional

Para cancelar NFS-e no padrão nacional, o prestador, que é a empresa que emitiu a nota, registra um evento de cancelamento ligado a ela, com o código 101101. Para corrigir uma nota, o caminho é a substituição: emitir uma nota nova que aponta para a antiga, e o sistema cancela a antiga sozinho, com o evento 105102. Não existe “editar a nota”. O Portal da NFS-e é claro: uma vez gerada, a NFS-e não pode ser alterada, e só admite cancelamento ou substituição, mantendo o vínculo entre a nota substituída e a nova.

Neste guia, o tomador é o cliente que recebeu o serviço.

Os eventos de cancelamento da NFS-e nacional

Um evento é um registro que se liga à nota e muda a situação dela. O Anexo II da documentação técnica, versão 1.01 de 22/01/2026, lista os eventos. Os que importam aqui:

Código	Evento	Quem registra
101101	Cancelamento de NFS-e	O emitente da nota
105102	Cancelamento de NFS-e por Substituição	O sistema, ao processar a nota substituta
101103	Solicitação de Análise Fiscal para Cancelamento	O emitente da nota
105104	Cancelamento Deferido por Análise Fiscal	A prefeitura que emitiu a nota
105105	Cancelamento Indeferido por Análise Fiscal	A prefeitura que emitiu a nota
305101	Cancelamento de NFS-e por Ofício	A prefeitura que emitiu a nota

Como cancelar NFS-e: motivo, prazo e regras

No cancelamento, você escolhe um motivo e escreve uma justificativa. Pelo Anexo II, os motivos são: 1, erro na emissão; 2, serviço não prestado; 9, outros. A justificativa é obrigatória e tem de 15 a 255 caracteres. No Emissor Nacional Web, o caminho é “NFS-e Emitidas” e, na nota, “Cancelar NFS-e” (Guia do Emissor Web, item 5.3).

O prazo é do município

Quem define as regras é o município que emitiu a nota, no Painel Municipal do sistema nacional. O Guia do Painel (item 3.4.1) mostra o que cada prefeitura pode configurar:

• prazo máximo para cancelar, em dias, contado da emissão;
• valor máximo da nota que pode ser cancelada direto;
• se aceita cancelar nota sem tomador identificado;
• se aceita cancelar nota com tributos já recolhidos.

Se o município não definir prazo, vale o limite do sistema: “2 (dois) anos, ou 730 dias”. Duas regras valem para todos: não se cancela nota com bloqueio de cancelamento, e o cancelamento de ofício pela prefeitura não tem restrição.

Fora das regras: a análise fiscal

Se o pedido não cabe nas regras (por exemplo, o prazo passou), o Emissor Web avisa e oferece transformar o pedido numa Solicitação de Análise Fiscal para Cancelamento (101103). A prefeitura analisa e defere (105104) ou indefere (105105). Pelo FAQ oficial (item 9.4), o deferimento tem o mesmo efeito de um cancelamento comum, e o indeferimento mantém a nota válida.

Quando o cliente já confirmou a nota

O tomador pode se manifestar sobre a nota, confirmando ou rejeitando. Pela matriz de eventos do Anexo II, depois da confirmação do tomador o sistema não aceita mais o cancelamento pelo prestador nem o pedido de análise fiscal. Depois da confirmação tácita, que é a confirmação por decurso de prazo, o cancelamento direto também é recusado, mas a análise fiscal ainda é aceita. Nos casos travados, só a prefeitura cancela, de ofício.

Já a rejeição do tomador não cancela nada. O FAQ (item 25.2) diz que ela é só uma declaração de discordância: o cancelamento depende de ação do prestador ou do município.

Como substituir uma NFS-e

A substituição é uma nota nova que leva a chave de acesso da antiga e um motivo. O manual da API oficial explica que o sistema valida a nova nota, gera o evento de Cancelamento por Substituição na antiga e devolve a nota substituta. Os motivos aceitos (Anexo II) são:

• 01, desenquadramento do Simples Nacional;
• 02, enquadramento no Simples Nacional;
• 03 e 04, inclusão ou exclusão retroativa de imunidade ou isenção;
• 05, rejeição da nota pelo tomador ou pelo intermediário responsável pelo tributo;
• 99, outros (com descrição obrigatória).

O município também define prazo para substituir e se aceita mudar os dados do tomador (Guia do Painel, item 3.4.2). Os motivos 01 e 02 não têm limite de prazo.

O Anexo I traz estas travas:

• E0046: nota cancelada não pode ser substituída;
• E0068: não se substitui nota com análise fiscal aguardando resposta;
• E0070 e E0072: não se substitui nota já confirmada, de forma expressa ou tácita;
• E0061: na empresa do Simples Nacional (ME, EPP ou MEI), a nota substituta não pode mudar o tomador já identificado, a competência (a data em que o serviço foi prestado) nem o valor do serviço.

Para empresas fora do Simples, a regra E0060 trava outros campos: competência, código de serviço, código municipal e local da prestação.

O que acontece com o XML e o DANFSe

O XML da nota original não muda. O cancelamento gera um arquivo XML próprio, o do evento, que fica vinculado à nota (Guia do Emissor Web, item 5.3). Guarde os dois.

No DANFSe, o PDF da nota, a Nota Técnica 008 (versão 1.02, item 2.5) manda imprimir uma marca d’água na diagonal: “CANCELADA” para a nota cancelada e “SUBSTITUÍDA” para a nota substituída. No DANFSe da nota substituta, as informações complementares trazem “NFS-e Subst.:” seguido da chave da nota antiga. O FAQ (item 9.6) lembra que o status oficial é o da Consulta Pública; se o PDF demorar a mostrar a marca, vale o que a consulta diz. Veja mais sobre o PDF em DANFSe.

Cancelar ou substituir: qual escolher

Situação	Caminho
O serviço não foi prestado	Cancelar, com o motivo 2
A mesma nota saiu duas vezes	Cancelar a repetida
Erro na descrição ou em outro dado que a regra deixa mudar	Substituir, para manter o vínculo entre as notas
Empresa do Simples com valor, data do serviço ou cliente errado	Cancelar e emitir uma nota nova
Prazo do município vencido	Pedir análise fiscal
O cliente já confirmou a nota	Falar com a prefeitura

A substituição tem uma vantagem: o cliente, o contador e a prefeitura veem a nota nova ligada à antiga. Cancelar e emitir de novo gera duas notas sem ligação entre elas.

Nota recusada não é nota cancelada

Antes de virar nota, o envio passa pela conferência do sistema. Esse envio se chama DPS, a Declaração de Prestação de Serviço (veja DPS e NFS-e). Se a DPS tem erro, o sistema a recusa e nenhuma NFS-e é gerada. Não há nada para cancelar: basta corrigir e enviar de novo. E a regra E0014 só barra o número de DPS que já gerou nota. Por isso, uma DPS recusada pode ser reenviada com o mesmo número depois de corrigida.

No Nexo, o cancelamento é feito pela tela, e a nota recusada é corrigida e reenviada com o mesmo número. Veja como em emissor de NFS-e nacional.