DPS e NFS-e: o que é a Declaração de Prestação de Serviço e como ela vira nota

DPS e NFS-e são duas coisas diferentes que andam juntas. A DPS, Declaração de Prestação de Serviço, é o pedido de nota: o arquivo com os dados do serviço que o prestador envia ao sistema. A NFS-e é a nota fiscal que o sistema gera depois de conferir esse pedido. Toda NFS-e de padrão nacional nasce de uma DPS, mas nem toda DPS vira nota: se ela tiver erro, é recusada e nada é emitido.

Antes de seguir, dois termos. O prestador é quem presta o serviço e emite a nota. O tomador é o cliente que recebe o serviço.

O que é a DPS

O Portal da NFS-e define assim: a DPS é um documento de posse e responsabilidade do contribuinte, gerado manualmente ou por um sistema, com numeração sequencial crescente, que deve ser convertido em NFS-e no prazo da legislação do município.

Na prática, a DPS é um arquivo XML com tudo o que a nota vai ter: quem presta, quem toma, o serviço, o local, a data de competência (a data em que o serviço foi prestado), os valores e os tributos. A Resolução CGNFS-e nº 3/2023, que define o modelo da NFS-e nacional, diz no art. 3º que a nota é emitida “mediante transmissão, pelo emitente autorizado, da Declaração de Prestação de Serviços (DPS)”.

O portal também diz que o envio é individual: uma DPS gera uma NFS-e.

Quem gera a DPS

Depende de como você emite:

• No Emissor Nacional (web ou aplicativo): você preenche as telas, e o próprio emissor monta a DPS. No passo final, o botão “Emitir NFS-e” envia o XML da DPS para a Sefin Nacional, segundo o guia oficial. O emissor ainda guarda DPS em rascunho, para você terminar depois.
• Por um sistema próprio ou emissor privado: o sistema monta a DPS no leiaute oficial, assina com o certificado digital da empresa e envia pela API.
• Em município com sistema próprio: a prefeitura cuida da autorização e depois compartilha a nota com o ambiente nacional. O caminho exato depende do sistema de cada prefeitura.

Em todos os casos, a responsabilidade pelos dados é de quem emite. A página “Como a NFS-e é gerada?” é clara: a responsabilidade pela emissão e pelo correto fornecimento dos dados é do contribuinte.

DPS e NFS-e: como a declaração vira nota

Quem faz a conversão, no ambiente nacional, é a Sefin Nacional, a “Secretaria de Finanças Nacional”. É um sistema sob gestão da Receita Federal e do Serpro que valida a DPS e gera, autoriza e assina a NFS-e em nome do município.

O caminho, pelo Manual dos Contribuintes das APIs:

1. A DPS chega à Sefin Nacional.
2. O sistema confere a DPS contra as regras de negócio do leiaute, os parâmetros que o município cadastrou (alíquotas, retenções, quem pode emitir) e os cadastros de CNPJ, CPF e Simples Nacional.
3. Se alguma regra falhar, a DPS é recusada e volta uma mensagem com o motivo. Nenhuma nota é criada.
4. Se passar, a NFS-e é gerada na hora. A resposta já traz o XML da nota.
5. A nota vai para o ADN, o Ambiente de Dados Nacional, onde fica guardada e visível para as partes e os municípios envolvidos.

A NFS-e traz campos que repetem o que veio na DPS e outros preenchidos pelo fisco, como o número da nota e a chave de acesso. Depois de gerada, ela não pode mais ser alterada. Só pode ser cancelada ou substituída.

Número da DPS e número da NFS-e

Aqui mora uma confusão comum. São números diferentes, com donos diferentes.

	Número da DPS	Número da NFS-e
Quem define	O prestador (ou o emissor que ele usa)	A Sefin Nacional
Tamanho	Até 15 dígitos, com série de 5 dígitos	13 dígitos (campo nNFSe)
Para que serve	Identificar o pedido; é por ele que se pergunta se a nota saiu	Identificar a nota oficialmente e escriturar
Pode ter buracos?	Deve seguir sequência crescente	Sim, se um número reservado se perder por falha

A série da DPS muda conforme o canal de emissão. Pelo FAQ oficial, são quatro faixas:

• 00001 a 49999: sistema próprio ou API;
• 50000 a 69999: aplicativo;
• 70000 a 79999: Emissor Nacional web;
• 80000 a 89999: transcrição manual pela web.

Por isso, notas de um mesmo fornecedor podem “parecer” ter numeração desencontrada. Para a contabilidade, o FAQ manda usar sempre o número da NFS-e, e não a série da DPS.

O identificador da DPS junta, nesta ordem, o código IBGE do município emissor (7 dígitos), o tipo de inscrição (1), o CNPJ ou CPF (14, com zeros à esquerda no CPF), a série (5) e o número da DPS (15). É por ele que um sistema pergunta se aquela DPS já virou nota.

A chave de acesso

A chave de acesso é o “RG” da nota. Ela tem 50 dígitos, todos números, e aparece no PDF e na consulta pública. Pelo FAQ oficial, ela junta:

• o código do município (7 dígitos);
• o ambiente gerador (1): sistema próprio do município ou Sefin Nacional;
• o tipo de inscrição (1): CPF ou CNPJ;
• a inscrição federal do emitente (14);
• o número da NFS-e (13);
• o ano e o mês de emissão (4);
• um código numérico aleatório (9);
• um dígito verificador (1).

Dentro do XML, o identificador da nota tem 53 caracteres, porque leva o prefixo “NFS” antes dos 50 números. Qualquer pessoa pode conferir uma nota na Consulta Pública só com a chave, sem login.

Quando a DPS é recusada ou a conexão cai

DPS recusada. Nada foi emitido. Você corrige o que a mensagem apontou e envia de novo. O Anexo I da documentação técnica (leiautes e regras de negócio) lista cada regra com o seu código de erro.

Conexão caiu no meio do envio. Esse é o caso delicado, porque você não sabe se a nota saiu. O manual da API tem uma consulta para isso: com o identificador da DPS, o sistema pergunta se ela já virou nota (HEAD /dps/{id}) e, se você for parte da nota, recebe a chave de acesso (GET /dps/{id}). Faça essa consulta antes de reenviar, para não correr o risco de emitir duas notas do mesmo serviço.

Número da NFS-e perdido. Se a Sefin Nacional reservou um número e a gravação falhou, esse número é descartado. O FAQ diz que isso é intencional e que não há como recuperá-lo. A próxima tentativa recebe o número seguinte.

Corrigir uma nota já emitida: a substituição

Se a nota já foi gerada e tem erro, o caminho é substituir: você envia uma nova DPS informando a chave de acesso da nota antiga (campo chSubstda) e um dos motivos oficiais. O sistema cancela a original e gera a nova, ligando as duas. Prazos, motivos e limites estão em Cancelar e substituir NFS-e.

No Nexo Emissor, quando o sistema nacional recusa a DPS, você corrige a nota e ela sai com o mesmo número; e se o sistema nacional estiver fora do ar, a nota fica guardada na fila com o número reservado e é enviada quando ele volta (ela só vale depois de autorizada). Veja como funciona e o que fazer quando o Emissor Nacional sai do ar.