Fechamento do mês: o que o contador confere nas notas fiscais de serviço

No fechamento do mês, o contador confere todas as notas fiscais de serviço que a empresa emitiu, as que foram canceladas ou substituídas, as retenções de impostos e o mês a que cada nota pertence, para apurar o imposto e entregar as declarações no prazo. Para isso, ele precisa do XML de cada nota e de uma relação organizada. Este guia mostra o que ele olha, o que mandar e quais datas importam, com foco na empresa de serviço do Simples Nacional.

O que o contador confere no fechamento do mês

Notas emitidas

Cada nota tem número, data de emissão, competência (o mês do serviço, que explicamos abaixo), cliente, código do serviço e valor. O tomador é o cliente que recebe o serviço. O contador soma a receita do mês, confere se o código do serviço combina com a atividade e se o cliente está certo. É também aqui que ele pega nota em duplicidade e nota que faltou emitir.

Notas canceladas

Nota cancelada não é receita. Pelo art. 3º, § 1º, da Lei Complementar nº 123/2006, as vendas canceladas não entram na receita bruta. O contador precisa saber quais foram canceladas para não somá-las. Se o cancelamento acontecer depois de o mês ter sido declarado, a declaração daquele mês precisa ser revista.

Notas substituídas

Na substituição, uma nota nova toma o lugar de outra. O contador considera a nova e tira a antiga, para não contar o mesmo serviço duas vezes. Veja como funciona em cancelar e substituir NFS-e.

Retenções de ISS

Quando o cliente retém o ISS, ele mesmo paga o imposto ao município, e a empresa recebe o valor líquido. No Simples Nacional, o ISS retido é definitivo, e sobre a receita que sofreu retenção não incide ISS no Simples (LC 123, art. 21, § 4º, VII). Por isso o contador marca essas notas no PGDAS-D, o programa de cálculo do Simples: sem a marcação, a empresa pagaria o ISS duas vezes. Ele também confere a alíquota informada na nota, que deve ser a alíquota efetiva de ISS do mês anterior ao da prestação (art. 21, § 4º, I). Mais detalhes em ISS retido.

Retenções federais

A nota pode trazer retenções de IR, PIS, Cofins, CSLL e INSS. Para empresa do Simples, várias não cabem. A retenção de PIS, Cofins e CSLL do art. 30 da Lei nº 10.833/2003, por exemplo, não é exigida nos pagamentos a optantes pelo Simples (art. 32, III). A retenção de INSS depende do tipo de serviço e do anexo da empresa. Retenção indevida reduz o que a empresa recebe e precisa ser acertada com o cliente, por isso o contador confere uma a uma.

Competência

A competência é a data em que o serviço foi prestado. Ela diz a que mês a nota pertence, e pode ser diferente da data de emissão. Uma nota emitida no dia 3 de novembro por um serviço de outubro tem competência outubro. O contador confere se cada nota está no mês certo. Explicamos em detalhe em competência e data de emissão.

Vale lembrar o regime. Até 31 de dezembro de 2026, a empresa do Simples apura pela receita recebida (regime de caixa) ou pela receita do mês do serviço (regime de competência), conforme a opção feita para o ano. A partir de 1º de janeiro de 2027, só o regime de competência é permitido (Perguntas e Respostas do Simples Nacional, pergunta 5.7).

O que mandar para o contador

1. O XML de cada nota. Pelo FAQ oficial da NFS-e (versão 1.3, assunto 17.8), o documento fiscal oficial, para fiscalização e escrituração, é o arquivo XML da NFS-e autorizada. O DANFSe, o PDF da nota, é só uma representação. Mande os XML de todas as notas do mês, inclusive das canceladas e das substituídas.

2. Uma relação das notas. Uma planilha simples resolve, com uma linha por nota:

Coluna	Para que serve
Número e data de emissão	Achar a nota e conferir a sequência
Competência	Saber a que mês a nota pertence
Cliente (nome e CNPJ ou CPF)	Conferir o tomador
Código do serviço	Conferir o enquadramento
Valor do serviço e valor líquido	Somar a receita e conferir descontos
ISS retido (sim ou não, e valor)	Marcar no PGDAS-D
Retenções federais	Conferir se cabem
Situação (normal, cancelada ou substituída)	Não somar o que não é receita

3. Os avisos do mês. Um serviço feito e ainda sem nota, um cliente que pediu cancelamento, uma retenção que o cliente fez sem combinar. Contar antes evita retrabalho depois.

No Nexo Emissor, o contador tem login próprio e baixa o pacote do mês, um ZIP com o XML de cada nota e a planilha. Veja os relatórios e o pacote do mês e como funciona o acesso do contador.

Prazos que importam no Simples Nacional

PGDAS-D e DAS: dia 20 do mês seguinte. Pelo Perguntas e Respostas do Simples Nacional (perguntas 6.4 e 6.8), a apuração no PGDAS-D deve ser transmitida e o DAS pago até o dia 20 do mês seguinte ao da receita. Quando não há expediente bancário no dia 20, o prazo do pagamento passa automaticamente para o primeiro dia útil seguinte (art. 40 da Resolução CGSN nº 140/2018).

Novembro de 2026. O dia 20 de novembro é feriado nacional, pela Lei nº 14.759/2023, e em 2026 cai numa sexta-feira. Pela regra acima, o DAS de outubro de 2026 vence no primeiro dia útil seguinte, que é segunda-feira, 23 de novembro de 2026. Confira a data impressa no próprio DAS.

Multa por atraso na declaração. Quem entrega o PGDAS-D fora do prazo paga multa de 2% ao mês-calendário ou fração sobre os tributos declarados, limitada a 20%, com mínimo de R$ 50,00 por mês de referência (LC 123, art. 38-A, segundo a pergunta 6.5). A multa cai pela metade se a declaração for entregue antes de qualquer procedimento de ofício.

Guarda dos documentos. A empresa do Simples deve manter em boa ordem e guarda os documentos que embasaram a apuração enquanto não terminar o prazo decadencial (LC 123, art. 26, II). Guarde os XML, não só os PDF.

Um roteiro de fechamento do mês

1. No último dia útil do mês, confira se todo serviço prestado já tem nota.
2. No primeiro dia útil do mês seguinte, junte os XML e a relação de notas.
3. Marque as canceladas, as substituídas e as notas com retenção.
4. Mande tudo ao contador, com os avisos do mês.
5. Responda às dúvidas dele antes do dia 15, para sobrar folga até o dia 20.
6. Pague o DAS e guarde o comprovante junto com os arquivos do mês.

Quando algo muda depois do fechamento

Às vezes uma nota é cancelada, ou uma nota de um mês já declarado é emitida tarde. Nesse caso, o contador transmite uma declaração retificadora no PGDAS-D. Se o DAS original já foi pago, o sistema gera um DAS complementar com a diferença (Perguntas e Respostas, pergunta 5.16). O valor pago depois do vencimento tem acréscimos legais (LC 123, art. 21, § 3º). Quanto antes o contador souber, menor o custo.